Outre les plaidoiries et les preuves, les entreprises étrangères devant les tribunaux chinois doivent accomplir une série de formalités, qui peuvent parfois être quelque peu lourdes. Par conséquent, il est nécessaire de consacrer suffisamment de temps pour se préparer.
I. Certificats de qualification du sujet: «qui suis-je» et «qui me représente»
Pour participer au litige civil en Chine, les certificats de qualification du sujet que les entreprises étrangères doivent soumettre comprennent:
1. licence commerciale ou document de certificat en règle délivré par l'autorité d'enregistrement des entreprises;
2. les documents attestant le statut du représentant légal ou du mandataire (par exemple les statuts de la société, la résolution du conseil d'administration, etc.);
3. documents certifiant l'identité («certificat d'identité») du représentant légal ou du mandataire, y compris son nom et sa fonction;
4. passeport ou autres pièces d'identité du représentant légal ou du représentant autorisé.
Les documents ci-dessus concernent principalement le «représentant légal» (法定 代表人) et le «mandataire» (授权 代表人), il est donc nécessaire de clarifier ces deux notions. Les entreprises chinoises ou étrangères ont toutes besoin d'une personne physique, au nom de l'entreprise, pour signer les documents litigieux et pour participer au litige. Chaque société chinoise a un «représentant légal» enregistré, qui est habilité à représenter la société pour participer à un litige sans avoir besoin d'une autorisation supplémentaire.
Si une société étrangère a un représentant légal, celui-ci peut également participer au litige au nom de la société. Afin de certifier son statut, la société étrangère doit généralement soumettre ses statuts ou autres documents similaires. Quant à la société étrangère sans représentant légal, elle est tenue de donner expressément le pouvoir à un «représentant autorisé» de participer au procès. À cet égard, la société étrangère doit soumettre une résolution connexe du conseil d'administration conformément à ses statuts.
Il est à noter que les tribunaux chinois exigent également un «certificat d'identité» du représentant légal ou du représentant autorisé. Ce certificat ne contient généralement qu'une seule phrase, telle que «Une certaine personne occupe un certain poste dans l'entreprise, elle est également le représentant légal / le représentant autorisé de cette entreprise». Cela peut sembler superflu; cependant, ces documents simples et répétitifs ne doivent pas être omis.
Les documents ci-dessus doivent être signés par les administrateurs ou le secrétaire de la société, etc., conformément à la loi locale étrangère et aux statuts de la société. Il convient de noter que la Chine met l'accent sur une grande importance pour les phoques. Par conséquent, il est recommandé aux entreprises étrangères d'apposer leur sceau sur tous les documents, même si ces sceaux ne sont que décoratifs et n'ont pas d'effet juridique dans leur propre pays.
II. Procuration: `` qui est mon avocat ''
Pour participer à des litiges devant les tribunaux chinois, les entreprises étrangères doivent souvent mandater des avocats chinois et doivent donc soumettre la procuration aux tribunaux. La procuration doit être signée par le représentant légal ou le mandataire tel que décrit ci-dessus, et de préférence estampillée du sceau de la société.
Si l'entreprise ne mandate pas d'avocat, le représentant légal ou le représentant autorisé doit participer au litige en personne.
III. Notarisation et authentification: `` mes instruments sont authentiques ''
1. Que sont la notarisation et l'authentification
La plupart des documents de qualification et des procédures d'autorisation des entreprises étrangères sont formés en dehors du territoire chinois. Afin de confirmer l'authenticité de ces documents, les lois chinoises exigent que le contenu et le processus de formation des documents soient notariés par un notaire étranger local (étape de la «notarisation»), puis authentifiés par l'ambassade ou le consulat chinois en ce pays afin de certifier que la signature ou le sceau du notaire est vrai (étape de «l'authentification»). Ce n'est qu'alors que les matériaux peuvent devenir efficaces.
En pratique, les étapes de notarisation et d'authentification sont généralement les suivantes:
(1) «notarisation» par un notaire étranger local;
(2) la certification par des agents du gouvernement étranger que l'identité et la signature du notaire sont authentiques;
(3) «authentification» par l'ambassade ou le consulat chinois dans ce pays que l'identité et la signature des agents du gouvernement étranger sont authentiques. L'image ci-jointe ci-dessus est un échantillon des documents d'authentification de l'ambassade et du consulat chinois. Il certifie seulement que «le sceau du Département d'État des États-Unis et la signature de l'agent d'authentification adjoint CHANA TURNER dans les documents précédents sont authentiques»; et l'autorité qui a émis les instruments devrait être responsable de leur contenu.
Si la Chine a conclu un traité avec un certain pays, le processus de certification doit être effectué conformément au traité.
2. Le contenu de la notarisation
Comme introduit précédemment, «l'authentification» est simplement pour certifier que la signature ou le sceau du notaire est vrai, tandis que la «notarisation» est la clé pour certifier l'authenticité des documents. D'après notre expérience, la lettre notariée doit au moins indiquer le contenu suivant.
(1) La licence commerciale ou le certificat de bonne réputation: a) l'heure et le lieu d'obtention des copies; et (b) les copies sont conformes à l'original;
(2) Les statuts de la société: (a) l'heure et le lieu d'obtention des copies; et (b) les copies sont conformes à l'original;
(3) La résolution du conseil d'administration: (a) l'heure et le lieu de la résolution; et b) la signature et le sceau sont effectués sous le témoignage du notaire, qui sont authentiques et effectifs;
(4) Le «certificat d'identité»: (a) l'heure et le lieu de signature du certificat; et b) la signature et le sceau sont effectués sous le témoignage du notaire, qui sont authentiques et effectifs;
(5) Le passeport ou autres documents d'identité: les documents sont authentiques et effectifs; et
(6) La procuration: (a) l'heure et le lieu de signature de la procuration; et b) la signature et le sceau sont effectués sous le témoignage du notaire, qui sont authentiques et effectifs.
IV. Traduction
Tous les documents en langues étrangères soumis aux tribunaux chinois doivent être accompagnés d'une traduction chinoise (à l'exception des affaires jugées par le Tribunal de commerce international de Chine de la Cour populaire suprême). Dans la pratique, certains tribunaux chinois exigent même que la traduction soit fournie par les agences de traduction désignées.
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Contributeurs: Chenyang Zhang 张 辰 扬 , Yue Wu 武 悦
